Datenschutzinformationen für Online-Meetings und Webinare via „Microsoft Teams“

Allgemeine Hinweise

Mit diesem Dokument möchten wir Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“ informieren.

a) Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das Tool „Microsoft Teams“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare zu planen, zu organisieren und durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Microsoft Teams“ ist ein Service der Microsoft Corporation.

b) Verantwortlicher

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings, Konferenzen und Webinaren“ steht, ist die Berufsakademie für Steuer- und Wirtschaftsrecht., Holzmarkt 2, 34125 Kassel.

Soweit Sie die Internetseite von „Microsoft Teams“ aufrufen, ist der Anbieter von „Microsoft Teams“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Microsoft Teams“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Microsoft Teams“ herunterzuladen. Wenn Sie die „Microsoft Teams“-App nicht nutzen wollen oder können, können Sie „Microsoft Teams“ auch über Ihren Browser nutzen. Der Dienst wird dann insoweit auch über die Website von „Microsoft Teams“ erbracht.

c) Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind regelmäßig Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer (inkl. Registrierungs-/Anmeldeprozess): z.B. Name, Vorname, Anzeigename („Display name“), Name Institution/Organisation, ggf. E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), Bevorzugte Sprache.
Meeting-Metadaten: z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Eingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Microsoft Teams“-Applikationen abschalten.

d) Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden „Microsoft Teams“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorfeld transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Sofern es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist (z.B. Abstimmungen der Teilnehmer), werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

e) Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Für Vertrags- und Kommunikationspartner:
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. In diesem Rahmen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten (insb. Name, Vorname, E-Mail-Adresse), die wir innerhalb des Registrierungsprozesses (zur Teilnahme an einem Webinar) von Ihnen selbst erhalten haben.

Sollte keine vertragliche Beziehung in unmittelbarem Zusammenhang mit der Teilnahme an unseren Online-Meetings/Webinaren bestehen, so erfolgt die mit dem oben beschriebenen Zweck verbundene Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Basis unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven und produktiven Planung, Vorbereitung (z.B. zum Versand von Einladungen und Informationen zum Webinar) und zur Durchführung von „Online-Meetings“ und vereinsinternen Schulungen mit Ihnen.

Sofern für bestimmte Datenverarbeitungen im Einzelfall Ihre Einwilligung erforderlich ist (z.B. für Aufzeichnungen eines Webinars), weisen wir im Rahmen der Seminarbuchung explizit darauf hin. Die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung basiert sodann auf Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DGVO). Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre Einwilligung auch konkludent, durch schlüssiges Handeln, erteilen können. Dies ist insbesondere der Fall, wenn Sie im Rahmen von Aufzeichnungen bei Meeting/Webinaren sichtbare Interaktionen (z.B. Wortbeiträge durch Ihr Mikrofon, Meldungen oder Nachrichten im Chat) vornehmen. Sofern Sie keine Aufzeichnung wünschen, vermeiden Sie entsprechend beschriebene Interaktionen innerhalb eines Meetings/Webinars.

f) Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind und/oder Sie hierin nicht eingewilligt haben.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Microsoft Teams“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Service-/Lizenzvertrages mit „Microsoft Teams“ (Online-Service-Terms) vorgesehen ist.

g) Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort bei Microsoft Ireland Operations, Ltd. Attn: Data Privacy One Microsoft Place South County Business Park Leopardstown Dublin 18, D18 P521, Ireland) auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können aber nicht vollständig ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meeting“ in einem Drittland aufhalten. Sollten in diesem Rahmen Ihre Daten / Angaben auch an weitere Dienstleister (z.B. Microsoft Muttergesellschaft mit Sitz in USA) außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) weitergeben werden, erfolgt die Weitergabe generell nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. Vereinbarung der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission; Zertifizierung des genannten Dienstleisters nach dem EU-US Data Privacy Framework) vorhanden sind. Der Anbieter „Microsoft“ ist nach dem EU-US-Privacy-Framework zertifiziert (Data Privacy Framework).

Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert. Auf die weitere Datenverarbeitung durch Microsoft haben wir keinen Einfluss. Informationen hierzu finden Sie unter: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

h) Welche Rechte haben Sie als Betroffener?

Bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogen Daten stehen Ihnen vielfältige Rechte zu, insbesondere das Recht auf Auskunft über die bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DS-GVO), Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 DS-GVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) und Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO), insbesondere bei Direktwerbung.

Ferner besteht das Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO), auf das wir ausdrücklich hinweisen. Die für unseren Verein zuständige Aufsichtsbehörde erreichen Sie unter folgender Kontaktangabe:

Der Hessische Beauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Postfach: 3163
65021 Wiesbaden
Kontakt/E-Mail: https://datenschutz.hessen.de/

i) Löschung von Daten

Personenbezogene Daten in Microsoft Teams werden grundsätzlich nur für die Dauer der Veranstaltung verarbeitet. Eine längerfristige Speicherung erfolgt nur, wenn gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungs- oder Protokollierungspflichten bestehen (z. B. Nachweis der Teilnahme), oder wenn Sie einer Aufzeichnung ausdrücklich zugestimmt haben. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht. Für weitere Informationen zur Löschung entsprechender Daten können Sie sich gerne an unseren Datenschutzbeauftragten unter den angegebenen Kontaktdaten wenden.